Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde

« C'est dans le cloud, Microsoft sauvegarde. » Nous l'entendons après un compte compromis, un stagiaire qui vide la corbeille, ou un ransomware qui a chiffré les synchros OneDrive. Microsoft 365 (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams) est une messagerie et un espace de travail. Ce n'est pas un coffre-fort à votre rétention, à votre RPO (perte de données acceptable), avec une restauration testée par vos soins.

La corbeille a une durée limitée. Un administrateur, ou un attaquant qui a volé l'admin, peut purger. Microsoft assure la plateforme. Il n'est pas votre plan de reprise métier. Nuance que le dirigeant doit entendre avant l'incident, pas après.

Ce que Microsoft couvre, ce qu'il ne couvre pas

Microsoft réplique ses datacenters. Une panne de salle à Dublin n'efface pas forcément votre tenant. Ça, c'est leur continuité. La vôtre, c'est : « pouvons-nous récupérer la boîte de Marie, le dossier client du mois dernier, la bibliothèque SharePoint d'avant l'erreur de synchro ? »

Scénarios réels, sans chiffres inventés :

• Un utilisateur supprime un dossier OneDrive. La corbeille expire. Personne n'avait de copie tierce.
• Un compte admin compromis crée des règles de transfert, puis vide des boîtes. Les journaux existent. Le contenu, lui, est parti.
• Un outil de synchro mal réglé écrase des fichiers locaux et le cloud. Les deux côtés sont faux, en même temps.
• Vous quittez Microsoft, ou vous devez produire des archives pour un dossier. Sans export maîtrisé, vous négociez avec le temps.

D'où une copie hors du tenant, avec une rétention que vous choisissez, et un test de restauration de temps en temps : un mail, un fichier, une bibliothèque. Pas un PowerPoint « on a 365 ».

C'est le même principe que pour un NAS ou un serveur, décrit dans notre article une sauvegarde ne suffit pas. Le cloud n'annule pas la règle. Il la déplace.

Comment on sauvegarde 365 sans se mentir

Il existe des produits dédiés (copies Exchange / OneDrive / SharePoint vers un stockage à vous ou chez un éditeur). Nous les choisissons selon le volume, la résidence (Suisse, Europe), et qui doit pouvoir restaurer. Ce n'est pas « un plugin gratuit et on n'en parle plus ».

À poser en même temps, sinon la copie ne sert à rien :

• Comptes admin réduits, double authentification, pas de mot de passe partagé.
• Filtrage antispam : beaucoup d'incidents 365 commencent par un phishing, pas par une panne Microsoft.
• SPF, DKIM, DMARC pour que vos mails partent proprement, et que l'imitateur ait plus de mal.

La messagerie que nous gérons inclut la bascule, les smartphones, et ce volet copies. Dans le Bassin Genevois, c'est du contrat d'infogérance, dès 120 HT par mois, pas un one-shot oublié six mois plus tard.

Dirigeant : trois questions à poser

1. Si Marie efface sa boîte aujourd'hui, qui la restaure, et jusqu'à quelle date ?
2. Cette restauration a-t-elle déjà été faite, pour de vrai, cette année ?
3. La copie est-elle inaccessible en écriture avec le même compte admin que le quotidien ?

Si les trois réponses sont floues, vous n'avez pas de sauvegarde 365. Vous avez une confiance. L'urgence, si tout a déjà disparu, reste à 230 HT de l'heure hors contrat. Prévenir coûte moins cher.

EUR ou CHF, même chiffre HT. Les tenants franco-suisses se traitent souvent à distance. Les accès, eux, se cadrent avec vous, pas avec un mot de passe collé dans un mail.

Comment nous procédons

Inventaire du tenant : licences, admins, partages, flux. Puis choix de l'outil de copie, première sauvegarde complète, test d'un mail et d'un fichier. Ensuite le calendrier de rétention, calé sur votre métier (comptable en période fiscale, pas la même chose qu'un showroom).

Un cas classique : le comptable archive « dans OneDrive », tout le monde est rassuré. Un ransomware sur un PC synchro chiffre le dossier, OneDrive réplique le chiffrement. La version précédente existe parfois, parfois plus, selon la rétention et les licences. Une copie tierce, hors du tenant, avec un point de restauration plus ancien que l'infection, change la semaine. Ce n'est pas un détail d'ingénieur. C'est la facture du lundi.

Si votre seul plan c'est « c'est chez Microsoft », demandez un regard. Nous vous disons ce que la corbeille couvre encore, et ce qu'il faut sortir du tenant.